Zásady zpracování osobních údajů

Ochrana osobních údajů

Pokud jste naším zákazníkem, odběratelem novinek nebo návštěvníkem webu, svěřujete nám své osobní údaje. My zodpovídáme za jejich ochranu a zabezpečení. Prosím seznamte se s ochranou osobních údajů, zásadami a právy, které máte v souvislosti s GDPR (Nařízení o ochraně osobních údajů).

Kdo je správce?

Jsme společnost IF System Helios, s.r.o., IČO 01776916, se sídlem U hřbitova 460/9a, 796 07 Držovice, Česká republika; zapsaná u Krajského soudu v Brně pod spisovou značkou C 79366. Vaše osobní údaje zpracováváme jako správce, tj. určujeme, jak budou osobní údaje zpracovávány a za jakým účelem, po jak dlouhou dobu a vybíráme případné další zpracovatele, kteří nám se zpracováním budou pomáhat.

Kontaktní údaje

Pokud se na nás budete chtít v průběhu zpracování obrátit, můžete nás kontaktovat na tel. čísle 775 008 216 nebo na e-mail: hotline@ifsystem.cz.

Prohlášení

Prohlašujeme, že jako správce vašich osobních údajů splňujeme veškeré zákonné povinnosti vyžadované platnou legislativou, zejména zákonem o ochraně osobních údajů a GDPR, a tedy že:

  • budeme zpracovávat vaše osobní údaje jen na základě platného právního důvodu, a to především oprávněného zájmu, plnění smlouvy, zákonné povinnosti či uděleného souhlasu,
  • plníme dle článku 13 GDPR informační povinnost ještě před zahájením zpracování osobních údajů, 
  • umožníme vám uplatňování a plnění vašich práv podle zákona o ochraně osobních údajů a GDPR a budeme vás v něm podporovat.

Rozsah osobních údajů a účely zpracování

Zpracováváme osobní údaje, které nám svěříte sami, a to z následujících důvodů (pro naplnění těchto účelů):

  • Poskytování služeb, plnění smlouvy:
    Vaše osobní údaje v rozsahu: e-mail a telefon nezbytně potřebujeme k plnění smlouvy.
  • Vedení účetnictví:
    Jste-li zákazníky, vaše osobní údaje (fakturační údaje) nezbytně potřebujeme, abychom vyhověli zákonné povinnosti pro vystavování a evidenci daňových dokladů.
  • Marketing – zasílání newsletterů:
    Vaše osobní údaje (e-mail a jméno), pohlaví, na co klikáte v e-mailu a kdy je nejčastěji otevíráte, využíváme za účelem přímého marketingu – zasílání obchodních sdělení. Jste-li naším zákazníkem, děláme tak z oprávněného zájmu, neboť důvodně předpokládáme, že vás naše novinky zajímají, a to po dobu 5 let od poslední objednávky.
    Pokud nejste naším zákazníkem, zasíláme vám newslettery jen na základě vašeho souhlasu, po dobu 5 let od udělení. V obou případech můžete tento souhlas odvolat použitím odhlašovacího odkazu v každém zaslaném e-mailu.
  • Pokročilý marketing na základě souhlasu:
    Pouze na základě vašeho souhlasu vám můžeme zasílat také inspirující nabídky třetích osob nebo využít e-mailovou adresu např. pro remarketing a cílení reklamy na Facebooku, Instagramu, LinkedIn, v systémech Google Ads, Sklik a to po dobu 5 let od udělení souhlasu. Ten lze samozřejmě kdykoli odvolat prostřednictvím našich kontaktních údajů.
  • Fotografická dokumentace – živé akce, např. školení, konference.

Vaše osobní údaje si ponecháváme po dobu běhu promlčecích lhůt, pokud zákon nestanoví delší dobu k jejich uchování nebo jsme v konkrétních případech neuvedli jinak.

Zabezpečení a ochrana osobních údajů

Chráníme osobní údaje v maximální možné míře pomocí moderních technologií, které odpovídají stupni technického rozvoje. Chráníme je, jako by byly naše vlastní. Přijali jsme a udržujeme veškerá možná (aktuálně známá) technická a organizační opatření, která zamezují zneužití, poškození nebo zničení vašich osobních údajů.

Předání osobních údajů třetím osobám

K vašim osobním údajům mají přístup naši zaměstnanci a spolupracovníci.

Pro zajištění konkrétních zpracovatelských operací, které nedokážeme zajistit vlastními silami, využíváme služeb a aplikací zpracovatelů, kteří umí data ochránit ještě lépe než my a na dané zpracování se specializují.

Jsou to poskytovatelé platforem či služeb pro projektový management, přímý marketing a účetnictví.

Je možné, že se v budoucnu rozhodneme využít další aplikace či zpracovatele, pro usnadnění a zkvalitnění zpracování.  Slibujeme vám však, že v takovém případě při výběru, budeme na zpracovatele klást minimálně stejné nároky na zabezpečení a kvalitu zpracování jako na sebe.

Předávání dat mimo Evropskou unii

Data zpracováváme výhradně v Evropské unii nebo v zemích, které zajišťují odpovídající úroveň ochrany na základě rozhodnutí Evropské komise.

Vaše práva v souvislosti s ochranou osobních údajů

V souvislosti s ochranou osobních údajů máte řadu práv. Pokud budete chtít některé z těchto práv využít, prosím, kontaktujte nás prostřednictvím e-mailu: hotline@ifsystem.cz.

Máte právo na informace, které je plněno již touto informační stránkou se zásadami zpracování osobních údajů.

Díky právu na přístup nás můžete kdykoli vyzvat a my vám doložíme ve lhůtě 30 dní, jaké vaše osobní údaje zpracováváme a proč.

Pokud se u vás něco změní nebo shledáte své osobní údaje neaktuálními nebo neúplnými, máte právo na doplnění a změnu osobních údajů.

Právo na omezení zpracování můžete využít, pokud se domníváte, že zpracováváme vaše nepřesné údaje, domníváte se, že provádíme zpracování nezákonně, ale nechcete všechny údaje smazat nebo pokud jste vznesl námitku proti zpracování.

Omezit můžete rozsah osobních údajů nebo účelů zpracování. (Např. odhlášením z newsletteru omezujete účel zpracování pro zasílání obchodních sdělení.)

Právo na přenositelnost

Pokud byste chtěli své osobní údaje vzít a přenést k někomu jinému, budeme postupovat stejně jako při využití práva na přístup – jen s tím rozdílem, že vám informace dodáme ve strojově čitelné podobě. Tady potřebujeme alespoň 30 dní.

Právo na vymazání vašich údajů z naší databáze (být zapomenut)

Vaším dalším právem je právo na výmaz (být zapomenut). Nechceme na vás zapomenout, ale pokud si to budete přát, máte na to právo. V takovém případě vymažeme veškeré vaše osobní údaje z našeho systému i ze systému všech dílčích zpracovatelů a záloh. Na zajištění práva na výmaz potřebujeme 30 dní.

V některých případech jsme vázáni zákonnou povinností, a např. musím evidovat vystavené daňové doklady po lhůtu stanovenou zákonem. V tomto případě tedy smažeme všechny takové osobní údaje, které nejsou vázány jiným zákonem. O dokončení výmazu vás budeme informovat e-mailem.

Stížnost u Úřadu na ochranu osobních údajů

Pokud máte pocit, že s vašimi údaji nezacházíme v souladu se zákonem, máte právo se se svou stížností kdykoli obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů. Budeme moc rádi, pokud nejprve budete o tomto podezření informovat nás, abychom s tím mohli něco udělat a případné pochybení napravit.

Odhlášení ze zasílání newsletterů a obchodních sdělení

E-maily s novinkami, články či produkty a službami vám zasíláme, jste-li náš zákazník na základě našeho oprávněného zájmu.

Pokud zákazníkem ještě nejste, posíláme vám je jen na základě vašeho souhlasu. V obou případech můžete ukončit odběr našich e-mailů stisknutím odhlašovacího odkazu v každém zaslaném e-mailu.

Mlčenlivost

Dovolujeme si Vás ujistit, že naši zaměstnanci i spolupracovníci, kteří budou zpracovávat Vaše osobní údaje, jsou povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení Vašich osobních údajů. Tato mlčenlivost přitom trvá i po skončení závazkových vztahů s námi. Bez vašeho souhlasu nebudou vaše osobní údaje vydány žádné jiné třetí straně.

Tyto zásady zpracování osobních údajů platí od 1. 12. 2021.

Cookies

Při procházení našich webových stránek zaznamenáváme vaši IP adresu, jak dlouho se na stránce zdržíte a ze které stránky přicházíte. Používání cookies pro měření návštěvnosti webu a přizpůsobení zobrazení webových stránek vnímáme jako oprávněný zájem správce, neboť věříme, že díky tomu vám můžeme nabídnout ještě lepší služby. 

Proč používáme cookies

Společnost IF System Helios, s.r.o., se sídlem U hřbitova 460/9a, 796 07 Držovice, IČ: 01776916, DIČ: CZ01776916 zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Brně pod spisovou značkou C 79366 je provozovatelem webových stránek www.ifsystem.cz. Společnost IF System Helios, s.r.o. je správcem osobních údajů a využívá na svých webových stránkách soubory cookies za následujícím účelem:

  • měření návštěvnosti webových stránek, vytváření statistik návštěvnosti a chování návštěvníků na svých internetových stránkách,
  • fungování svých webových stránek,
  • pro optimalizaci reklam na sociálních sítích (např. Facebook),
  • pro optimalizaci reklam na AdWord a Sklik.

Jde o zpracování osobních údajů

Sběr cookies za účelem uvedeným v předchozím odstavci lze považovat za zpracování osobních údajů. Takové zpracování je možné na základě zákonného důvodu a umožňuje ho čl. 6 odst. 1 písm. f z Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dříve i dále jen „Nařízení“).

Je to ve vašich rukou

Webové stránky můžete používat i v režimu, který neumožňuje sbírání údajů o návštěvnících. Tento režim je možné nastavit v prohlížeči. Proti sběru údajů lze na základě čl. 21 v Nařízení také vznést námitku, a to jejím zasláním na kontaktní adresu společnosti IF System Helios, s.r.o. nebo e-mailem na hotline@ifsystem.cz. Vaši námitku vyhodnotíme nejpozději do 30 dnů od chvíle, kdy ji obdržíme. Cookies nezbytné pro funkčnost webu budou uchovány pouze po dobu nezbytně nutnou pro fungování webu.

Co bohužel nezaručíme

Vznesete-li námitku proti zpracování technických cookies nezbytných pro fungování webových stránek společnosti IF System Helios, s.r.o., nelze v takovém případě zaručit plnou funkčnost a kompatibilitu webových stránek.

Cookies, které jsou sbírány za účelem měření návštěvnosti webových stránek společnosti IF System Helios, s.r.o., vytváření statistik návštěvnosti a chování návštěvníků na internetových stránkách, posuzujeme v podobě hromadného celku a pseudonymizované podobě, která umožňuje identifikaci jednotlivce jen při vynaložení značného a odborného úsilí.

Údaje vyhodnocujeme jako celek

Cookies, které společnost IF System Helios, s.r.o., využívá pro optimalizaci reklam na sociálních sítích (např. Facebook), na AdWords a Sklik, jsou stejně jako u bodu 4 posuzovány hromadně a v pseudonymizované podobě.

Své rozhodnutí můžete vzít zpět

Cookies pro cílení reklamy jsou zpracovávány na základě vašeho souhlasu. Ten udělujete na dobu, která je uvedena u jednotlivých marketingových cookies. Souhlas se sbíráním údajů souborů cookies pro marketingové účely lze vzít kdykoli zpět, a to pomocí změny nastavení příslušného internetového prohlížeče.

Další zpracovatelé osobních údajů

Vezměte prosím na vědomí, že shromážděné cookies soubory jsou zpracovány i dalšími zpracovateli:

  • Google Analytics, Google Ads, Google Tag Manager, Google Inc., USA
  • Facebook Inc., California, USA
  • LinkedIn Corporation, Sunnyvale, USA
  • Twitter, San Francisco, Kalifornie, USA
  • Sklik, Seznam.cz, Praha, ČR
  • Leady.cz, Imper, Praha 5, ČR

Výše uvedení zpracovatelé osobních údajů dále s cookies nakládají v souladu s jejich smluvními podmínkami, které najdete na jejich webových stránkách.

Na co máte právo

  • Po společnosti IF System Helios, s.r.o., jež provozuje webové stránky uvedené v bodu 1, máte právo požadovat informace o svých osobních údajích, které společnost zpracovává. Můžete si navíc vyžádat jejich kopii.
  • Dále máte právo požádat u výše jmenované společnosti o přístup ke svým osobním údajům a ty nechat aktualizovat nebo opravit, případně omezit jejich zpracování.
  • Smíte požadovat výmaz vašich osobních údajů. Ten společnost IF System Helios, s.r.o., provede jen tehdy, pokud výmaz nebude v rozporu s platnými právními předpisy a oprávněnými zájmy společnosti.
  • V případě zpracování osobních údajů na základě souhlasu máte právo zažádat o přenos těchto údajů.
  • V případě pochybností o dodržování povinností souvisejících se zpracováním osobních údajů je vaším právem obrátit se na společnost IF System Helios, s.r.o. nebo na Úřad pro ochranu osobních údajů, v krajním případě i na soud.

Jaké soubory cookies shromažďujeme

IF System Helios, s.r.o., shromažďuje na svých webových stránkách následující soubory cookies:

TypNázevÚčelExpirace
Statistické_gatGoogle Analytics pro regulaci rychlosti zadávání požadavků.Session
Statistické_gidRegistruje jedinečné identifikační číslo, které se používá pro generování statistických dat o tom, jak uživatel webovou stránku využívá.Session
Statistickétest_cookiePoužívá se ke zjištění, jestli prohlížeč uživatele podporuje cookies.1 den
Marketingovéleady_session_idPoužívá se pro identifikaci návštěvníka.Session
Marketingovéleady_tab_idPoužívá se pro identifikaci návštěvníka.Session